Dank eines guten Plans zum ‘rich­ti­gen’ Ziel fin­den

Pro­jekt­be­zo­ge­ne Arbeit hat ihre ganz eige­nen Anfor­de­run­gen. Eines haben Pro­jek­te grund­sätz­lich gemein­sam: Je detail­lier­ter durch­ge­plant sie sind, des­to bes­ser wird das Ergeb­nis. Am Redak­ti­ons­plan lässt sich die­se Grund­re­gel ganz ein­fach für Blogs nach­wei­sen. Was dort im Klei­nen funk­tio­niert, gibt es auch in groß als soge­nann­tes Las­ten-Pflich­ten-Heft. Was es mit die­sem Herz­stück der Pro­jekt­pla­nung auf sich hat, erfah­ren Sie hier.

Es ist eines der Hor­ror­sze­na­ri­en jedes Unter­neh­mens: Der Auf­trag­ge­ber ist unzu­frie­den und ver­langt nicht uner­heb­li­che Ände­run­gen an sei­nem Pro­jekt. Die Grün­de kön­nen viel­fäl­tig sein. Teils ent­schließt sich der Auf­trag­ge­ber spon­tan um, teils wuss­te er oder sie von Anfang an nicht genau, wie das Ergeb­nis nun wirk­lich aus­se­hen soll. Wenn dann vage Vor­stel­lung und Pro­jekt­rea­li­tät auf­ein­an­der­tref­fen, ent­steht Frust für bei­de Sei­ten. Schließ­lich ist der Kun­de König und wer will schon für etwas bezah­len das nicht den Anfor­de­run­gen ent­spricht. Schlimms­ten­falls endet der Streit mit einem Wie­der­se­hen vor Gericht. Was ist schief gelau­fen?

Im Sin­ne des Pro­jekts ist es wich­tig, dass sich Auf­trag­ge­ber und Auf­trag­neh­mer Sicher­heit ver­schaf­fen. Glück­li­cher­wei­se muss das Rad dafür nicht neu erfun­den wer­den. Schritt für Schritt kann der Auf­trag als Las­ten­heft (was der Auf­trag­ge­ber will) und Pflich­ten­heft (was der Auf­trag­neh­mer tun will) zusam­men­ge­fasst wer­den. Kommt es zu Rei­be­rei­en, genügt ein Blick in das Heft und bei­de Sei­ten wis­sen, was Sache ist.

Das Las­ten­heft

Vor den Pflich­ten ste­hen die Las­ten – oder anders gesagt, die Sicht des Auf­trag­ge­bers. In die­sem Schritt wird die Grund­la­ge für das eigent­li­che Pro­jekt geschaf­fen, weil der Auf­trag­ge­ber dazu ange­hal­ten ist, sei­ne Vor­stel­lun­gen und Wün­sche in mög­lichst kon­kre­te Wor­te zu fas­sen. Wel­che Vor­aus­set­zun­gen für das Pro­jekt sind bereits erfüllt und wel­che müs­sen erst noch geschaf­fen wer­den? Bei­spiel­haft auf Web­de­sign bezo­gen könn­te das die Fra­ge sein, ob der Kun­de bereits eine Domä­ne hat oder eine sol­che erst regis­triert wer­den muss. Neben die­sem Ist-Zustand muss dann fest­ge­hal­ten wer­den, wie die Soll-Sei­te aus­sieht. An die­ser Stel­le steht letzt­end­lich das eigent­li­che Pro­jekt. Alle Anfor­de­run­gen an das Ergeb­nis wer­den in einer Lis­te fest­ge­hal­ten und detail­liert auf­ge­führt.

Das Las­ten­heft stellt für Auf­trag­ge­ber und –neh­mer eine Her­aus­for­de­rung dar. Häu­fig sind sich Auf­trag­ge­ber nicht dar­über bewusst, was ihr ange­dach­tes Pro­jekt alles beinhal­ten wird, beson­ders dann, wenn ihnen unbe­kann­te tech­ni­sche Details ins Spiel kom­men. Es liegt in der Ver­ant­wor­tung des Auf­trag­neh­mers, nach­zu­ha­ken, Fra­gen zu stel­len, mit­un­ter auch Beden­ken in den Raum zu wer­fen. Aus einer Idee mei­ßeln bei­de Sei­ten dann das, was spä­ter als Pro­jekt einen kon­kre­ten Abschluss fin­den wird.

Neben Soll und Ist ent­hält das Las­ten­heft in der Regel Orga­ni­sa­to­ri­sches wie die Klä­rung der Zustän­dig­kei­ten. Wer ist für was ver­ant­wort­lich? Wer fun­giert als Ansprech­part­ner?

Das Pflich­ten­heft

Wenn alle Vor­aus­set­zun­gen im Las­ten­heft fest­ge­hal­ten wur­den, fasst der Auf­trag­neh­mer im soge­nann­ten Pflich­ten­heft zusam­men, wie genau er den Auf­trag erfül­len will. Das Pflich­ten­heft ist de fac­to ein Pro­jekt­auf­trag und recht­lich rele­vant. Es misst den zu errei­chen­den Zie­len einen eben­so gro­ßen Stel­len­wert zu wie allem, was in dem Pro­jekt expli­zit nicht erreicht wer­den soll.

Damit für bei­de Sei­ten größ­te Sicher­heit garan­tiert ist, kommt es vor Pro­jekt­be­ginn zu einer Abnah­me des Pflich­ten­hefts durch den Auf­trag­ge­ber. Nun wis­sen bei­de Sei­ten genau, wor­auf sie sich bei dem Pro­jekt ein­las­sen, was erreicht wer­den soll, was nicht erreicht wer­den soll oder nicht pas­sie­ren darf. In den Pflich­ten kön­nen außer­dem Mei­len­stei­ne und der­glei­chen mehr beschrie­ben wer­den – grund­sätz­lich kann ein Pro­jekt gar nicht zu sehr geplant sein.

Las­ten-und Pflich­ten­heft haben eines gemein­sam: Sie sind anfangs etwas abschre­ckend und bedeu­ten schon vor dem eigent­li­chen Pro­jekt ein gutes Stück Arbeit. Aller­dings ist es häu­fig so, dass in den Pro­jekt­plan inves­tier­te Zeit in einem sau­ber durch­ge­führ­ten Pro­jekt wie­der pro­blem­los aus­ge­gli­chen wer­den kann.

Haben Sie Erfah­run­gen, posi­ti­ve wie nega­ti­ve, mit Pro­jekt­ab­läu­fen oder ‑Pla­nung gemacht? Wir freu­en uns über Ihren Kom­men­tar!

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