Dank eines guten Plans zum ‚richtigen‘ Ziel finden

Projektbezogene Arbeit hat ihre ganz eigenen Anforderungen. Eines haben Projekte grundsätzlich gemeinsam: Je detaillierter durchgeplant sie sind, desto besser wird das Ergebnis. Am Redaktionsplan lässt sich diese Grundregel ganz einfach für Blogs nachweisen. Was dort im Kleinen funktioniert, gibt es auch in groß als sogenanntes Lasten-Pflichten-Heft. Was es mit diesem Herzstück der Projektplanung auf sich hat, erfahren Sie hier.

Es ist eines der Horrorszenarien jedes Unternehmens: Der Auftraggeber ist unzufrieden und verlangt nicht unerhebliche Änderungen an seinem Projekt. Die Gründe können vielfältig sein. Teils entschließt sich der Auftraggeber spontan um, teils wusste er oder sie von Anfang an nicht genau, wie das Ergebnis nun wirklich aussehen soll. Wenn dann vage Vorstellung und Projektrealität aufeinandertreffen, entsteht Frust für beide Seiten. Schließlich ist der Kunde König und wer will schon für etwas bezahlen das nicht den Anforderungen entspricht. Schlimmstenfalls endet der Streit mit einem Wiedersehen vor Gericht. Was ist schief gelaufen?

Im Sinne des Projekts ist es wichtig, dass sich Auftraggeber und Auftragnehmer Sicherheit verschaffen. Glücklicherweise muss das Rad dafür nicht neu erfunden werden. Schritt für Schritt kann der Auftrag als Lastenheft (was der Auftraggeber will) und Pflichtenheft (was der Auftragnehmer tun will) zusammengefasst werden. Kommt es zu Reibereien, genügt ein Blick in das Heft und beide Seiten wissen, was Sache ist.

Das Lastenheft

Vor den Pflichten stehen die Lasten – oder anders gesagt, die Sicht des Auftraggebers. In diesem Schritt wird die Grundlage für das eigentliche Projekt geschaffen, weil der Auftraggeber dazu angehalten ist, seine Vorstellungen und Wünsche in möglichst konkrete Worte zu fassen. Welche Voraussetzungen für das Projekt sind bereits erfüllt und welche müssen erst noch geschaffen werden? Beispielhaft auf Webdesign bezogen könnte das die Frage sein, ob der Kunde bereits eine Domäne hat oder eine solche erst registriert werden muss. Neben diesem Ist-Zustand muss dann festgehalten werden, wie die Soll-Seite aussieht. An dieser Stelle steht letztendlich das eigentliche Projekt. Alle Anforderungen an das Ergebnis werden in einer Liste festgehalten und detailliert aufgeführt.

Das Lastenheft stellt für Auftraggeber und –nehmer eine Herausforderung dar. Häufig sind sich Auftraggeber nicht darüber bewusst, was ihr angedachtes Projekt alles beinhalten wird, besonders dann, wenn ihnen unbekannte technische Details ins Spiel kommen. Es liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers, nachzuhaken, Fragen zu stellen, mitunter auch Bedenken in den Raum zu werfen. Aus einer Idee meißeln beide Seiten dann das, was später als Projekt einen konkreten Abschluss finden wird.

Neben Soll und Ist enthält das Lastenheft in der Regel Organisatorisches wie die Klärung der Zuständigkeiten. Wer ist für was verantwortlich? Wer fungiert als Ansprechpartner?

Das Pflichtenheft

Wenn alle Voraussetzungen im Lastenheft festgehalten wurden, fasst der Auftragnehmer im sogenannten Pflichtenheft zusammen, wie genau er den Auftrag erfüllen will. Das Pflichtenheft ist de facto ein Projektauftrag und rechtlich relevant. Es misst den zu erreichenden Zielen einen ebenso großen Stellenwert zu wie allem, was in dem Projekt explizit nicht erreicht werden soll.

Damit für beide Seiten größte Sicherheit garantiert ist, kommt es vor Projektbeginn zu einer Abnahme des Pflichtenhefts durch den Auftraggeber. Nun wissen beide Seiten genau, worauf sie sich bei dem Projekt einlassen, was erreicht werden soll, was nicht erreicht werden soll oder nicht passieren darf. In den Pflichten können außerdem Meilensteine und dergleichen mehr beschrieben werden – grundsätzlich kann ein Projekt gar nicht zu sehr geplant sein.

Lasten-und Pflichtenheft haben eines gemeinsam: Sie sind anfangs etwas abschreckend und bedeuten schon vor dem eigentlichen Projekt ein gutes Stück Arbeit. Allerdings ist es häufig so, dass in den Projektplan investierte Zeit in einem sauber durchgeführten Projekt wieder problemlos ausgeglichen werden kann.

Haben Sie Erfahrungen, positive wie negative, mit Projektabläufen oder -Planung gemacht? Wir freuen uns über Ihren Kommentar!

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